Секреты организации тренингов

Порой после прохождения обучения воспоминания бывают настолько яркими, что данные события вдохновляют человека и становятся важнейшей вехой в его жизни, и производят в нем квантовые скачки, благодаря знаниям, профессионализму тренера, поддерживающей среде, а также, что немаловажно удачным знакомствам с коллегами по «цеху». Такие мероприятия становятся очень знаковыми этапами нового пути развития человека, его профессионализма и карьеры, обеспечивая поддержкой, опытом через практику и необходимыми знаниями…

Но бывает и наоборот, когда впечатление со знаком минус также остается надолго, и это может быть связано с некомпетентностью тренера, со слабым контентом и с плохой организацией мероприятия.

Как организовать тренинг так, чтобы у вас все прошло идеально? Есть важные пункты, зная о которых и уделяя им должное внимание вы всегда будете спокойны и уверены, что тут то у вас точно полный порядок и вас ждет полный успех!

Организация любого мероприятия — это кропотливая работа, мастерство и забота самого тренера либо его команды организаторов о всех этапах обучения от начала до конца, о которых мы расскажем ниже.

Как тут двигаться — каждый выбирает сам: сосредоточится на тренинге и передать все заботы организатору или заниматься всем самому.

Конечно приемлем любой вариант, но каждый из них имеет массу преимуществ и недостатков.

Хлопоты на организационные моменты забирают время и силы у самого тренера, а ресурс для работы с участниками группы очень важен, особенно если у вас тренинг идёт несколько дней…

Поручите это организатору, отлично если вы уже сотрудничали ранее и организатор знает все детали построения процесса вашей программы.

А что если вы новичок и у вас не выстроены отношения с организатором, не простроены организационные листы? Тут можно создать себе лишние и ненужные хлопоты, что отразится на качестве тренинга и даже возможно на его срыве.

Так как же этого избежать и на что важно обратить внимание, чтобы качество тренинга было на высоком уровне, а гости и сам тренер чувствовали себя комфортно и процесс обучения?

В процессе организации тренинга важно учесть:

1. Участники. Максимальное и минимальное возможное количество участников.
2. Помещение. Свое или аренда. Если у вас аренда помещения, важно согласовать время на подготовку до мероприятия, на сбор и приведение в порядок аудитории после. Проверить все документы, вовремя перевести оплату. Такие же необходимо приехать в помещение и проверить заранее все ли есть для удобства участников.
3. Воздух. В помещении должны быть большие окна, с возможностью проветривания, гардероб или вешалки для верхней одежды, мусорные ведра, близкое наличие санузла, оговорить зону для кофе-брейка, наличие кулера и воды, нужное количество стульев и столов.
4. Тишина. Убедитесь, что рядом не идёт шумной стройки и вокруг нет ничего из того, что могло бы помешать проведению тренинга, уточните у арендатора не планируется ли громких мероприятий в соседних пространствах.
5. Свет. Важное значение имеет освещение, жёлтый свет создает усталость у участников, мигающие неисправные лампочки в помещении, так же будут негативно влиять на динамику группы, быстро утомляя её, иногда даже участники могут жаловаться на головную боль, если лампочки перегорят или начнут мигать, необходимо вызвать технического специалиста.
6. Чистота в процессе всего мероприятия.
7. Персонал. Наличие уборщицы, технического специалиста в арендуемом помещении, так как в самый неподходящий момент может выйти из строя проектор, пропасть интернет или перестать работать колонка и т.д.
8. Команда. Продумайте четко сколько вам нужно людей и организуйте помощников (встреча и сопровождение участников, раздача канцелярки, помощь тренеру, помощь в работе с группами, техническая поддержка, фото/видео съемка и т.д.). Пропишите общие правила для всех и распределите обязанности.
9. Материалы на тренинг. У всех участников обязательно должны быть бейджики, если вы их забыли воспользуйтесь малярным скотчем и маркером впишите имена, приклеив их на одежду. Необходимо закупить заранее канцелярские товары и все необходимое для кофе-брейка, если у вас не организован отдельно кейтеринг. Напечатать рабочие тетради и раздатку.
10. Пространство. Стены в помещении обязательно должны быть с «антивандальным» покрытием, предусмотренным для поклейки листов флипчарта.
11. Рассадка. Заранее определите рассадки участников (класс, театр, амфитеатр, подкова, круглый стол, переговоры, Т или П-образная, банкет, кабаре и т.д.)
12. Тайминг. Обязательно распишите тайминг мероприятия с пониманием начала и завершения мероприятия, коротких перерывов, обеда и повесьте на видное место.
13. Локация. Предусмотрите указатели при движении к аудитории, отправьте фото или видео инструкцию в группу или личным сообщением участникам, как можно добраться до места.
14. Удобство. Оповестите участников где можно припарковаться, пообедать, где лучше поселиться, если участники иногородние.
15. Фото. Если у вас согласована фотосъемка, предупредите участников о времени, что бы они чувствовали себя комфортно и подготовились, уточните все ли согласны на фото/видеосъемку.
16. Определите заранее бюджет мероприятия, учитывая затраты на билеты, проживание, канцелярию, полиграфию, кофе брейки и другие сопутствующие траты. Не забывайте сохранять все чеки, чтобы ясно свести отчёт затрат и проанализировать все через язык цифр.
17. В конце мероприятия важно напомнить про д/з, о следующих датах обучения, о датах межмодульных встреч, супервизиях и т.д.
18. Взять обратную связь у участников тренингов в качестве интервью или отзывов.
19. Обязательно по завершении проговорить с командой, тренером и организатором все моменты, прояснить, что было реализовано хорошо, и то, на что необходимо в дальнейшем обратить внимание.
20. Взять у участников обратную связь по качеству проведения тренинга например через анкеты, они могут быть распечатаны с заранее заготовленными вопросами, либо отправлены через интернет в качестве ссылки на анкеты.
21. Поблагодарить тренера, участников, помощников… всех кто помогал создать и организовать процесс обучения.

Соблюдая все эти общие правила вы всегда будете спокойны и проведете на отлично ваши мероприятия!

Для вашего удобства мы сделали для вас чек лист организации мероприятия, который вы сможете скачать на нашей страничке, посвященной обучению Бизнес тренеров ICBT.