Организация любого мероприятия это кропотливая работа, мастерство и забота самого тренера либо его команды организаторов о всех этапах обучения от начала до конца, о которых мы вам расскажем ниже.
Как тут двигаться, каждый выбирает сам, сосредоточится на тренинге и передать все заботы организатору или заниматься всем самому.
Конечно приемлем любой вариант, но каждый из них имеет массу преимуществ и недостатков.
Хлопоты на организационные моменты забирают время и силы у самого тренера, а ресурс для работы с участниками группы очень важен, особенно если у вас тренинг идёт несколько дней…
Поручите это организатору, отлично если вы уже сотрудничали ранее и организатор знает все детали построения процесса вашей программы, а что если вы новичок и у вас не выстроены отношения с организатором, не простроены организационные листы, то тут можно создать себе лишние и ненужные хлопоты, что отразится на качестве тренинга и даже возможно на его срыве. Так как же этого избежать и на что важно обратить внимание, чтобы качество тренинга было на высоком уровне, а гости и сам тренер чувствовали себя комфортно и процесс обучения
В процессе организации тренинга важно учесть:
- Участники. Максимальное и минимальное возможное кол-во участников.
- Помещение. Свое или аренда. Если у вас аренда помещения, важно согласовать время на подготовку до мероприятия, на сбор и приведение в порядок аудитории после. Проверить все документы, вовремя перевести оплату. Такие же необходимо приехать в помещение и проверить заранее все ли есть для удобства участников
- Воздух. В помещении должны быть большие окна, с возможностью проветривания, гардероб или вешалки для верхней одежды, мусорные ведра, близкое наличие санузла, оговорить зону для кофе-брейка, наличие кулера и воды, нужное кол во стульев и столов
- Тишина. Убедитесь, что рядом не идёт шумной стройки и вокруг нет ничего из того, что могло бы помешать проведению тренинга, уточните у арендатора не планируется ли громких мероприятий в соседних пространствах.
- Свет. Важное значение имеет освещение, жёлтый свет создает усталость у участников, мигающие неисправные лампочки в помещении, так же будут негативно влиять на динамику группы, быстро утомляя её, иногда даже участники могут жаловаться на головную боль, если лампочки перегорят или начнут мигать, необходимо вызвать технического специалиста.
- Чистота в процессе всего мероприятия
- Персонал. Наличие уборщицы, технического специалиста в арендуемом помещении, так как в самый неподходящий момент может выйти из строя проектор, пропасть интернет или перестать работать колонка и т.д.
- Команда. Продумайте четко сколько вам нужно людей и организуйте помощников (встреча и сопровождение участников, раздача канцелярки, помощь тренеру, помощь в работе с группами, техническая поддержка, фото/видео съемка и т.д.). Пропишите общие правила для всех и распределите обязанности
- Матриалы на тренинг. У всех участников обязательно должны быть бейджики, если вы их забыли воспользуйтесь малярным скотчем и маркером впишите имена, приклеив их на одежду. Необходимо закупить заранее канцелярские товары и все необходимое для кофе-брейка, если у вас не организован отдельно кейтеринг. Напечатать рабочие тетради и раздатку.
- Пространство. Стены в помещении обязательно должны быть с "антивандальным" покрытием, предусмотренным для поклейки листов флипчарта
- Рассадка. Заранее определите рассадки участников (класс, театр, амфитеатр, подкова, круглый стол, переговоры, Т или П-образная, банкет, кабаре и т.д.)
- Тайминг. Обязательно распишите тайминг мероприятия с пониманием начала и завершения мероприятия, коротких перерывов, обеда и повесьте на видное место
- Локация. Предусмотрите указатели при движении к аудитории, отправьте фото или видео инструкцию в группу или личным сообщением участникам, как можно добраться до места
- Удобство. Оповестите участников где можно припарковаться, пообедать, где лучше поселиться, если участники иногородние.
- Фото. Если у вас согласована фотосъемка, предупредите участников о времени, что бы они чувствовали себя комфортно и подготовились, уточните все ли согласны на фото/видеосьемку
- Определите заранее бюджет мероприятия, учитывая затраты на билеты, проживание, канцелярию, полиграфию, кофе брейки и другие сопутствующие траты. Не забывайте сохранять все чеки, чтобы ясно свести отчёт затрат и проанализировать все через язык цифр
- В конце мероприятия важно напомнить про дз, о следующих датах обучения, о датах межмодульных встреч, супервизиях и т.д.
- Взять обратную связь у участников тренингов в качестве интервью или отзывов
- Обязательно по завершении проговорить с командой, тренером и организатором все моменты, прояснить, что было реализовано хорошо, и то на что необходимо в дальнейшем обратить внимание
- Взять у участников обратную связь по качеству проведения тренинга например через анкеты, они могут быть распечатаны с заранее заготовленными вопросами, либо отправлены через интернет в качестве ссылки на анкеты
- Поблагодарить тренера, участников, помощников… всех кто помогал создать и организовать процесс обучения
Соблюдая все эти общие правила вы всегда будете спокойны и проведете на отлично ваши мероприятия!
Для вашего удобства мы сделали для вас чек лист организации мероприятия, который вы сможете скачать на нашей страничке, посвященной
обучению Бизнес тренеров ICBT.